Магията на планирането: как един час в седмицата може да промени живота ви
Консултантът по тайм-мениджмънт Кели Нолан обяснява, защо е важно да си съставите конкретен план за цялата следваща седмица.
Аз съм консултант по управление на времето, но миналата седмица пропуснах своята сесия за планиране, която аз постоянно препоръчвам на своите клиенти да провеждат всяка седмица. Успокоявах се, че всичко ще е наред и от един път нищо няма да се случи. Но всичко тръгна накриво. Цяла седмица аз не знаех, какво следва по-нататък, вълнувах се, че не съм готова, независимо от това какво ме очакваше, и 30 минути преди презентацията си ми се наложи да спринтирам към магазина за да си купя джаджа за присъединяване на моя Мас към проектора. Така разбрах колко по-спокоен правят моя живот ежеседмичните сеанси на планиране.
Пропускането им не си струва неувереността, стреса и травмиращите опити да направя нещо в последния момент. По тази причина искам отново да изпея своята ода за необходимостта от ежеседмичните сесии за планиране. И много искам вие да разберете ползата, които те носят.
Вие може да отхвърлите идеята за сесия за планиране и заради това, че не знаете как да го направите ефективно. Не се вълнувайте, аз крачка след крачка ще ви разкажа, какво правя аз и какво правят моите клиенти. Разбира се шаблонът ще трябва да се адаптира, съобразно вашите конкретни обстоятелства, цели и приоритети, но все пак ще ви послужи като добра отправна точка.
Крачка 1: Изяснете вашите конкретни задачи
Започнете с преглед на задачите от миналата седмица –работни и лични. Запитайте се, има ли такива, с които вие не сте успели да се справите и с които трябва да се заемете допълнително? Ако отговорът е „да“ (а това ще ви отнеме не повече от 2 минути), направете го тук и сега. Ако ви трябва повече време, запланирайте го в календара, за да го направите по-късно.
След това пренесете в календара си всичките задачи и крайни срокове от електронната си поща и вашите бележки. Архивирайте електронната си поща и изхвърлете бележките си. Разпределете времето си за всякакви други задачи, които вие може да измислите за следващата седмица или за бъдеще. Прегледайте текущите си задачи, списъците с клиенти, текущите проекти. Направете същото с личните си задачи, вземайки предвид всеки член на семейството, хобито си, организациите, с които сте свързан и домашните животни, ако имате такива. Не забравяйте да отделите време за своите любими занимания, като четене на конкретна книга, походи, посещение на нов ресторант, разходки или просто време за размисъл.
Крачка 2: Изяснете си програмата за действие за да може да изпълните всичко планирано
Сега, когато всичко, което трябва или искате да направите е във вашия календар, помислете за следващите две седмици. Разгледайте следните въпроси:
Може ли нещо да се съкрати или да се делегира на друг?
Разбил/а ли съм задачите и крайните срокове на малки времеви блокове, така че да мога да се вместя в сроковете (с времеви интервали за маневри)? Ако не, направете го.
Готов/а ли съм за всички срещи и ще ми трябва ли време за подготовка?
Искам ли нещо да преместя, за да балансирам работното си натоварване и да си организирам по-плавен график?
Отчел/а ли съм всички задължения, свързани с грижата за децата?
Препоръчвам ви да правете това в петък около 2 следобед, когато интелектуалния и творчески потенциал на мозъка е още на максимум, въпреки че вие можете да имате други предпочитания. Ако след няколко седмици ви се наложи да преместите сеанса за планиране, направете го! Просто отделете друго време в своя календар.
Ежеседмичен анализ + превю = кардинална промяна
Когато аз започнах да правя това в петък през деня, забелязах следното:
Първо, аз излизах за уикенда, знаейки, че всичко е под контрол и като резултат можех да се наслаждавам на приятните си занимания, които съм планирала. Бях по-малко напрегната, когато имах план, тоест имах доверие в себе си, че всичко ще бъде изпълнено.
Второ, можех да виждам в своето разписание потенциалните конфликтни точки или да избягвам травмиращите моменти в последните минути, преди потенциалните неприятности да се случат.
Трето, планирането ми позволяваше отрано да видя с колко свободно време ще разполагам. Можех да планирам развлекателни мероприятия, които да ме заредят с повече енергия. Вие искате да вземете допълнително работа или да си потърсите нова работа? Искате да прочетете някой роман? Искате да изучите нови маршрути в околностите? За всичко трябва да се отдели време. Ако вие не включвате тези занятия в разписанието си, ще ви е много трудно да намерите време за тях.
И така, съветвам ви още сега да си планирате през текущата седмица час и половина за планиране на следващата седмица. Може да ви заеме малко повече време, отколкото очаквате, но ако се придържате към този шаблон, то ще се справите и по-бързо (вероятно за 45 – 60 минути).
Поставете си за цел да го правите в продължение на 6 седмици подред. Гарантирам ви, че ще почувствате преимуществата на планирането. А ако не вярвате, че си струва, направете го няколко седмици подред и след това пропуснете една и тогава ще можете да оцените ползата от него. Даже и консултантите по тайм-мениджмънт се нуждаят от такъв стрес от време на време.
