fbpx

Отрежете 80% от излишното? Как да използваме принципа на Парето в живота

Състоянието на поток, концентрация върху една задача, управление на времето на базата на биоритмите – тези и много други стратегии за повишаване на личната продуктивност се основават на закони, които са открити в различни области на науката: психология, математика, невронаука. Често основните „правила за ефективност“ помагат, но някои са проблематични. Сред тях е принципът на Парето, който идва от икономическата теория. Освен своята полезност това правило има своята тъмна страна, за която мнозина не се замислят.

Със сигурност мнозина са забелязали, че резултатът не винаги е равен на количеството усилия, които влагаме, за да го постигнем. Понякога правим много и получаваме малко. Понякога е обратното. Има ли закономерност в този дисбаланс между инвестициите и възвръщаемостта? Този въпрос си е задал през 1905 г. италианският икономист Вилфредо Парето, когато открива странно съвпадение между добива на грах в градината си и разпределението на ресурсите в италианската икономика. Той изчислил, че 20% от шушулките произвеждат 80% от реколтата, 20% от населението притежава 80% от недвижимите имоти, а 20% от предприятията произвеждат 80% от продукцията. По-нататъшни изследвания показват, че съотношението 20/80 се наблюдава и в много други области. В резултат на това се ражда универсалния закон за разпределението или принципа на Парето, който обикновено звучи така: 20% от изразходваните ресурси или усилия дават 80% от резултата. Но това е неговата светла страна. Той има и тъмна страна, върху която много малко хора се замислят: останалите 80% ресурси или усилия никога няма да дадат повече от 20% от резултата.

Така възникват два основни проблема с принципа на Парето. Първият е психологически: появява се, когато не знаем, че той има тъмна страна. Другият е организационен: когато го използваме неправилно. Имат ли те решение?

Ние сме свикнали да смятаме, че плюсове и постиженията в живота са много повече, отколкото минусите и провалите; че отношенията между хората трябва да са в по-голямата си част приятни, а преживяванията да са дълбоки, стимулиращи и положителни. Всъщност дяловете на “положителното” и “отрицателното” са разпределени точно обратно. Вземете всяка жизнеутвърждаваща фраза, обърнете я огледално и няма много да сбъркате.

• Повечето от плановете ни ще се провалят.
• Повечето дни в живота ни ще бъдат скучни.
• През повечето време интимните връзки ще бъдат обременяващи.
• Повечето разговори няма да доведат до разбирателство.
• В повечето случаи отражението в огледалото ще ви разстрои.
• Повечето от книгите, които вие било съдено да прочетете, ще бъдат безполезни.
• Ще прекарате по-голямата част от живота си безполезно.

Този списък е безкраен: от смисъла на живота до избора на защитни маски в онлайн магазина (повечето от тях са с ужасно качество, подгответе се предварително). Основно всичко ще е зле и така трябва да бъде. Такъв е законът. Но ако ние го знаем, можем да го обърнем в своя полза. Достатъчно е да спрем да изискваме твърде много от роднини, колеги, съседи, съдба и, разбира се, от себе си. Понижавайки тази летва, ние не се отказваме от амбициите си. Просто намаляваме натиска от постоянните мисли, че винаги сме длъжни да постигнем успех, което означава:

1) намаляваме стреса от 80% от неизбежните провали;
2) научаваме се да ценим 20% от успехите си и да не се отказваме по пътя си към тях.

Тоест в крайна сметка ставаме по-щастливи и, колкото и да е странно, по-продуктивни. Това е решение на първия проблем с правилото на Парето и най-доброто приложение на този принцип е в реалния живот. Но има и втори проблем.

Ако знаем, че минималното усилие може да доведе до максимален резултат, защо да не заложим на ефективния минимум? Идеята за прилагане на принципа на Парето за повишаване на личната ефективност се споменава за първи път през 1997 г. в книгата „Принципът 80/20: Тайната да постигаме повече с по-малко“ (The 80/20 Principle: The Secret to Achieving More with Less) на британския венчърен инвеститор Ричард Кох. И след като блогърът Тим Ферис го приложи на практика в известната си книга за това как да работите четири часа седмично, той се превърна в задължителен за повечето лични програми за оптимизация. Същността на този подход е проста: във всяка област от живота – от работата до романтични отношения – просто отрежете 80% от излишното и се концентрирайте върху 20% от основното. Често цитиран пример е стратегията на Стив Джобс, който намалил продуктовата гама на Apple от 300 слабо продавани устройства до дузина хитове и така постигнал феноменален успех. Тази стратегия се оказва ефективна в маркетинга и във венчърното инвестиране: влагайте по-голяма част от пари в по-малко стартиращи фирми, печалбите от които могат да покрият инвестициите в останалите. Но проблемът е, че в много други случаи това просто не работи, пише предприемачът Крис Андерсън в книгата си „ Дългата опашка: Защо бъдещето на бизнеса е да продаваме по-малко, отколкото повече “ (The Long Tail: Why the Future of Business is Selling Less of More).

Има много сложни системи, в които ефективността и неефективността са относителни понятия. Те лесно си сменят местата в зависимост от критериите. Най-очевидният пример са човешките взаимоотношения. Да, може би 20% от хората в живота ни всъщност ни причиняват 80% от стресовите моменти. Но едва ли можем да оптимизираме взаимоотношенията си, ако изключим именно тях от живота си, защото обикновено в стрес ни вкарват най-близките ни хора, без които ще ни е още по-зле. Друг пример е езикът. 20% от най-често срещаните думи са спомагателни части на речта: междуметия, съюзи, предлози и частици. Но сами по себе си те не означават нищо. Как ще се разбираме, ако съкратим останалите 80% в името на ефективността? Така, следвайки принципа на Парето, техническата поддръжка на Microsoft е решила да се съсредоточи върху отстраняването преди всичко на 20% от грешките, отговорни за 80% от проблемите с операционната система. А как да е с другите проблеми? Обяснението е, че те се случват по-рядко. И това трябва да ни утешава, когато видим синия екран на смъртта в най-неподходящия момент?

Съществува и фундаментален проблем. С намаляването на разсейващите задачи, безперспективните направления, неефективните служители, ние не отменяме самото правило на Парето. Дисбалансът в разпределението на усилията и възвръщаемостта винаги остава, дори и след намаляването. Ако се отървете от нерентабилните продукти, рентабилността на останалите продукти отново ще бъде разпределена в съотношение 20/80. И това ще се случва с всяка нова оптимизация, докато накрая просто останете без нищо. Това означава ли, че принципът на Парето изобщо не е приложим за ефективността? Не, разбира се.

Нека припомним: законът на Парето показва връзката между усилията и резултатите. Обикновено приложението му за оптимизация се предлага да започне с дефинирането на най-обещаващите цели, най-полезните инструменти, най-продуктивния режим. Но, първо, не винаги можем да предвидим резултата. И второ, законът на Парето не включва критерии за оценка на ефективността на избраните методи. Той не приема, че 20% от граховите шушулки са по-добри, 20% от служителите са по-талантливи или 20% от работното време са по-продуктивни от останалите. Той само показва, че ще получите максимална възвръщаемост от минималната част от усилията си, а за останалото ще трябва да отделите повече усилия, време и ресурси. Това от своя страна означава, че методите трябва да бъдат разнообразни и усилията да се дозират не на базата на предварителен план, а отчитайки реално постигнатия резултат. Това е решението на втория проблем с принципа на Парето.

Да приемем, че пишете този текст вече четири часа и сте готови с около 80% от него. Това е добър индикатор за ефективност. Най-вероятно за останалите 20% според закона на Парето ще трябва да изразходвате четири пъти повече време. Може би това е най-подходящия момент да делегирате работата на своя съавтор или служител: това ще осигури ускорение, благодарение на което по-голяма част от останалите 20% ще бъдат готови след час. По всяка вероятност ще останат около 4% – само няколко мисли в заключение. Разбира се, можете да ги завършите, като смените инструмента: например лаптопа с молив. Но все пак трябва да го намерите и след това да вкарате текста в компютъра. Това очевидно ще отнеме повече време от самата работа. Неефективно. Затова на финалната линия можем да използваме метода на Ферис – просто ще минем без заключение.

Източник

5 1 vote
Article Rating
guest
0 Comments
Inline Feedbacks
View all comments

Харесайте ни :-)


This will close in 25 seconds

Дари
0
Would love your thoughts, please comment.x
()
x