3-те правила на Илон Мъск за провеждане на съвещания
Илон Мъск ограничава участниците в съвещанията до шестима. Срещите трябва да са кратки и да не са много чести. Ако човек не носи някаква ценност за съвещанието, той просто трябва да си тръгне оттам.
От момента преди 10 години, когато Мъск стана генерален директор на Tesla , успя да я превърне в една от най-скъпо струващите компании -производители на автомобили в света.
За да постигне този успех сред традиционните мощни конкуренти на този пазар, Мъск нееднократно е заявявал, че в Tesla трябва да работят по-усърдно и да мислят по-различно.
В блестящо писмо, изпратено по вътрешната поща на компанията миналата година, Мъск е показал проницателния си поглед, че един от факторите за успехите на компанията се дължат на това как нейните ръководители провеждат съвещанията. Сигурно тези съвещания изглеждат доста по-различно, отколкото вие сте свикнали да виждате във вашата компания.
Ето трите правила , от които Мъск се ръководи, организирайки съвещанията в Tesla.
Никакви големи събрания
В споменатото писмо Мъск пише:
„Моля ви , избавете се от всякакви големи събрания ако не сте сигурен, че те ще донесат някаква полза за цялата аудитория. Когато ги провеждате, старайте се те да бъдат максимално кратки”.
В едно от своите интервюта Мъск разказва, че типичното съвещание в Tesla не трябва да включва повече от четири до шест човека.
С това мнение са съгласни и специалистите по мениджмънт.
„Хората често не мислят какво трябва да става на съвещанията – разказва Нил Хартман, професор в бизнес колежа Слоун към Масачузетеския технологичен институт – Много хора получават покани , но ако темата няма отношение към тях, те чувстват, че нямат какво да добавят, и затова седят там , мислейки се за много други неща, които биха могли да направят”.
Изводът е , че преди да изпратите своя следващ списък с покани, попитайте себе си кого да добавите в този списък, от който може да има реална полза. Има ли в този списък хора, които не би трябвало да са там?
Въпроси в подобен стил могат да ви помогнат да съкратите участниците в съвещанията до тези, които задължително би трябвало да участват. Това ще позволи на всички останали да се концентрират за по-продуктивна работа.
Ако не допринасяте полза, излезте си.
Какво става, ако сте поканен на съвещание или среща и разбирате, че не би трябвало да сте там?
Ето какво съветва Мъск:
„Излезте от съвещанието или затворете конферентното позвъняване в момента, когато стане очевидно, че вие не допринасяте с нищо на дадената среща.”
Повечето компании, вероятно биха счели това правило като шокиращо, но в действителност то е блестящо.
Секретът на този съвет, разбира се, се състои във вграждането на това правило в културата на събранията. Когато ръководителят и членовете на екипа еднакво признават това правило за полезно и дават правилен пример за неговото тактично използване, то това спомага да се изградят отношения на честност и прозрачност в стопанската организация.
Когато попитали Мъск, няма ли да е невежливо да се напусне среща в Tesla, ако не носите полза в нея , той заявил :
„Не, нали от вас това и очакват. Да излезете, това въобще не е грубо отношение. Грубо е когато карате човек да остане и да си губи времето напразно”.
Изводът от този съвет е, че ако на вашите събрания редовно има участници , на които им е скучно там, няма полза от тях и са постоянно залепени за своите телефони, помислете си дали не си струва да започнете да използвате това правило.
Никакви чести съвещания
„Също така се избавете от чести съвещания, освен ако в момента не се занимавате с изключително срочна задача” – пише Мъск – „Честотата на съвещанията трябва бързо да се намали, когато този срочен въпрос е намерил своето решение.”
Всеки, който е работил в голяма организация, признава ценността на това трето правило. Често заседанията се провеждат в съответствие с разписанието за решаването на високо приоритетните въпроси. Но толкова често е и когато важният въпросът е вече решен, но срещите продължават да се повтарят.
Даже ако това се повтори един или два пъти, преди някой от ръководителите обърне внимание на това и регулира графика на съвещанията, времето ще е загубено напразно, а други по-приоритетни задачи в момента ще бъдат изместени на по-заден план.
Попитайте се, до колко е голяма необходимостта от това съвещание? Можете ли да намалите честотата на съвещанията и да изпращате обновяванията по електронната поща или в груповия чат?
С използването на тези три правила, вие със сигурност ще икономисате времето на всички и значително ще увеличите ползата от провежданите съвещания.
